Використання основ тайм-менеджменту у самовдосконаленні та саморозвитку особистості

Як ви думаєте, що таке «час»? Відрізок? Пісок? Річка? Можливість? Ностальгія? В чому він вимірюється? В секундах, в годинах, у мірі зацікавленості чи ступені розвитку майстерності?

Згадайте попередню добу. Спробуйте відновити у пам’яті все, що ви зробили за 24 години. Перенесіть це на папір із зазначенням використаного часу. А тепер уявіть, що у вас з’явилася додаткова кількість часу (за бажанням: пару годин, тиждень, місяць і т. п.). Чим важливим для вас хотіли б заповнити цей проміжок часу? А тепер чесно, чи справді за такої кількості часу ви не відклали б на потім те, що вказали у попередньому пункті?

На людину постійно впливають безліч різних чинників, і наша реакція на них змінює наше життя. Є люди, які пливуть за течією, а є, ті хто сам вибирає свій шлях. 

Стівен Кові у своїй книзі «Сім навичок високоефективних людей» ділить людей на проактивних і реактивних.

Реактивність людини – це спосіб мислення при якому людина навіть не розглядає можливість впливати на обставини і здатний тільки проявляти свою реакцію на них.

Проактивність людини це його здатність діяти, а не бути предметом впливу. Відмінний спосіб визначення проактивності людини – це подивитися, чому він присвячує велику частину часу і енергії.

Кожного з нас хвилює величезний спектр питань і явищ: наше здоров’я, наші діти, наша зовнішність, наші проблеми на роботі, криза середнього віку, проблеми боргу нашої держави, загроза ядерної війни. Коло Турбот – це всі труднощі, проблеми і явища, які нам не підвладні.

Якщо ми придивимося до нашого Кола Турбот, то побачимо, що деякі із речей, які до нього входять, ми контролювати не можемо, в той час як інші підвладні нашому впливу. Цю останню групу турбот ми можемо об’єднати, помістивши їх в менший за розміром «Коло Впливу». Коло Впливу – це все те, що піддається нашому впливу.

Визначаючи, на якому з цих двох кіл ми фокусуємо більшу частину нашого часу і енергії, ми можемо судити про ступінь нашої проактивности.

Проактивні люди фокусують свої зусилля на Колі Впливу. Вони спрямовують свою енергію на те, що підвладне їх впливу, збільшуючи Коло Впливу. Реактивні люди, навпаки, витрачають свої зусилля в Колі Турбот. Вони фокусують увагу на проблемах зовнішнього середовища і обставин, на які вони впливати не в силах. Це проявляється в постійних скаргах, звинуваченнях та відчутті себе жертвою.

Вправа «Коло Впливу»

Візьміть аркуш паперу і запишіть на ньому ті сфери життя, стан яких вас цікавить або навіть турбує. Це може бути все що завгодно: від стану здоров’я вашої кішки до освоєння космосу.

-       Відзначте червоним маркером ті елементи списку, які вам майже абсолютно підвладні, наприклад, відносини з сусідом, ситуація на роботі і т. д.

-       Відмітьте зеленим маркером ті елементи, на які ви впливаєте в тій чи іншій мірі, в залежності від конкретних обставин, наприклад, наявність вечері вдома і т. д.

-       Підкресліть жовтим маркером ті елементи, які не піддаються вашому впливу, але на які ви хотіли б впливати, наприклад, місцеперебування, власний настрій і т. д.

-       Синім маркером позначте ті елементи, на які ви, на ваш погляд, категорично не можете впливати. Візьміть інший аркуш паперу.

Дайте відповідь на питання: «Що я можу зробити для того, щоб жовта область хоча б частково підпала під моє вплив». Запишіть всі відповіді, якими б абсурдними вони вам не здалися. Візьміть третій аркуш паперу.

Дайте відповідь на наступні питання:

• Чи справді мене хвилюють питання виділені «синім кольором»?

• Якщо «так», то які саме і наскільки?

• Чи можу я, теоретично, хоч якось на них вплинути? Якщо «так», то як? Якщо «ні», то хто може?

• Як я можу оволодіти тими якостями і характеристиками, які притаманні тому, хто може впливати на перелік питань, які для мене є надзвичайно важливими?

• Чи усвідомлюю я, що всі люди наділені практично рівними ресурсами для досягнення своїх цілей?

• Чи усвідомлюю я, що можу сам вибирати ті сфери життя, на які буду впливати, чи це стосується здоров’я моєї собаки або освоєння космосу?
Намагайтеся робити все, щоб розширити своє Коло Впливу. Чи вдалося розширити «Коло впливу»?

Наступна вправа «Матриця Ейзенхауера», допоможе розставити пріоритети. Для початку пропонується зробити перелік справ на наступний день з урахуванням часових інтервалів (всього 24 години). Після цього пропонується заповнити наступну таблицю:

Значення квадрантів у матриці

Завдання розподіляються по конкретним квадрантам, які, у свою чергу, визначають, коли і як довго ви можете виконувати завдання.

— Квадрант I — «Зробіть це негайно» (термінові і важливі). Сюди потрапляють пріоритетні завдання, що вимагають негайної уваги. Вони мають жорсткі терміни і повинні виконуватися перш за все і особисто.

— Квадрант II — «Вирішіть, коли ви це зробите» (важливі, але не термінові). Цей квадрант — стратегічна частина матриці, яка ідеально підходить для довгострокового розвитку. Елементи, які він включає, важливі, але не вимагають негайного втручання. При цьому завдання мають певний дедлайн і теж виконуються особисто.

— Квадрант III — «Делегуйте кому-небудь» або «Виділіть для цієї групи спеціально відведений час, щоб не розпорошувати увагу під час виконання важливих задач» (термінові, але не важливі). У цей квадрант потрапляють телефонні дзвінки, електронні листи, планування зустрічей і заходів. Ці типи завдань зазвичай не вимагають особистої уваги, тому що не мають на увазі вимірний результат. Квадрант III допомагає мінімізувати те, що відволікає від важливої роботи. Завдяки делегуванню ви можете зосередити увагу на більш серйозних речах.

— Квадрант IV — «Зробіть це пізніше» (не важливі, не термінові). Дії, що потрапляють у квадрант IV, — це супутні справи, які не приносять ніякої цінності. Простіше кажучи, це те, що завжди можна відкласти, не боячись будь-яких наслідків. Ці справи забирають час і заважають виконувати більш важливі завдання, які ви вносите в перші два квадранта.

Дуже часто головною перепоною успішного таймменеджменту є наявність поглиначів часу. Нижче вказаний перелік найрозповсюдженіших з них:

1. Нечітка постановка мети.

2. Відсутність пріоритетів у справах.

3. Спроба занадто багато зробити за один раз.

4. Відсутність цілісного уявлення про суть задач і шляхи їх вирішення.

5. Нераціональне планування робочого дня.

6. Особиста неорганізованість, «завалене» робоче місце.

7. Надмірна захопленість деталями.

8. Недостатній самоконтроль.

9. Недолік мотивації (індиферентне ставлення до роботи).

10. Пошук записів, адрес, телефонних номерів.

12. Відволікання (шум, переривання справ телефонними дзвінками).

13. Незаплановані зустрічі.

14. Нездатність сказати «ні».

15. Неповна, запізніла інформація.

16. Відсутність самодисципліни.

17. Невміння довести справу до кінця.

18. Синдром прокрастинації (відкладання).

19. Тривалі очікування (наприклад, домовленої зустрічі).

20. Фізична втома чи хвороба.

Пропонується згадати, які поглиначі часу найбільше дратують вас протягом дня. Заповнити таблицю, в якій вказати поглинача часу (можна взяти із переліку або додати свій варіант) та вольове зусилля, яке допоможе припинити його дію:

№	Поглинач часу	Вольове зусилля
1.
2.
3.
4.
5.

І наостанок, корисна інформація про «приховані» причини внутрішніх бар’єрів (поглиначів часу). Такими вважаються п’ять страхів часу, які є причинами «хронічної» некомпетентності в таймменеджменті:

1.     Не встигнути;

2.     Помилитися;

3.     Бути гіршими, ніж інші;

4.     Стати непотрібним (втратити роботу);

5.     Втратити своє Я (унікальність).

А ви маєте «рецепти» боротьби з такими страхами? В наступних публікаціях ми більш детально поговоримо про кожен із них.

Отже, час може бути або джерелом можливостей та нового досвіду, або ж якорем, що зупиняє корабель саморозвитку та направляє до скель внутрішніх страхів та постійних сумнівів. І лише вам належить визначити свою цінність часу та обрати відповідний напрям руху.

Використано матеріали:

1.     Калинин С. И. Тайм-менеджмент: Практикум по управлению временем. – СПб.: Речь, 2006. – 371 с.

2.     http://www.management.com.ua/blog/3483.